Die Nutzung eines externen Sekretariats. Ihr Vorteil bei der Gewinnung von Neukunden!

Kein Kontakt mit dem Kunden bedeutet: Keinen Auftrag durch den Kunden!
Abhilfe schafft die Nutzung externer Sekretariatsdienste. Sie bietet sehr große Vorteile bei der Gewinnung von Neukunden und Akquise.

Ein externes Sekretariat dient der Neukundenakquise und der Bestandskundenbetreuung. Gerade Einzelunternehmer und Solo-Selbstständige und bestimmte Berufsgruppen wie Heilpraktiker, die sich während ihrer Arbeitszeit überwiegend ihren Klienten widmen, sind durchweg telefonisch nicht zu erreichen. Handwerker sind überwiegend unterwegs oder auf der Baustelle. Andere Berufsgruppen sprechen im Büro oder Außendienst mit Kunden und stellen dabei das Telefon ab. Sie alle profitieren von einem externen Sekretariat. Es rufen Neu- und Bestandskunden an:

Neukunden haben die Werbung des Unternehmens verfolgt und möchten nun nähere Informationen erhalten. Sie haben sich bereits durch ihre Anfrage für Sie als Erfüller Ihrer Bedürfnisses entschieden. Sollten Sie nicht erreichbar sein, würden sie den Kontakt frustriert beenden. Erreichbarkeit ist für Ihre Abschlussquoten unerlässlich. Sie unterscheiden sich damit deutlich von ihren Mitbewerbern.
Bestandskunden haben Nachfragen oder möchten Termine neu vereinbaren. Sie erwarten, dass Sie während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sind. Möglicherweise tolerieren sie ein- bis zweimal Ihre Nichterreichbarkeit. Doch dann wählen sie einen anderen Dienstleister.
Alle Anfragenden wünschen grundsätzlichen einen erreichbaren und kompetenten Ansprechpartner.

Ein eigener Sekretariatsdienst ist für kleine Unternehmen eindeutig zu teuer. Vielfach wird die Lösung probiert, dass eine Bürokraft, die auch Abrechnungen erledigt und eigene Telefonate nach außen führt, gleichzeitig alle Anrufe entgegennimmt. Das funktioniert fast niemals richtig gut. Entweder ist die Kollegin überfordert und durch ihre aktiven Anrufe nicht erreichbar. Oder es gibt für sie nicht viel Arbeit im Innendienst, doch gleichzeitig soll sie acht Stunden am Tag an ihrem Arbeitsplatz präsent sein. Das ist für Sie als Unternehmer zu teuer.

Warum ist der externe Sekretariatsdienst so viel effizienter?

Die Kolleginnen im externen Sekretariatsdienst nehmen Ihre umgeleiteten Anrufe entgegen, jedoch arbeiten sie nicht nur für Sie. Dadurch sind sie dauernd beschäftigt und in Relation zum einzelnen Anruf sehr preisgünstig. Die Telefonanlage des Dienstleisters zeigt an, von welchem Auftraggeber ein umgeleiteter Anruf stammt. Dementsprechend meldet sich der Sekretariatsmitarbeiter mit Ihrem Eingangstext wie: „Heilpraktiker Müller, guten Tag, was kann ich für Sie tun?“ oder „Sanitärunternehmen Krause, guten Tag …“. Sie geben den Begrüßungstext vor und weisen auch auf einige Standardfragen von Kunden hin, die sich auf Ihr Fachgebiet beziehen. Hierfür gibt es in der Regel Standardantworten. So kann der externe Telefondienstleister, wenn er Ihren Terminplan kennt, für Sie durchaus Termine vereinbaren. Er kann im Rahmen der Kundenakquise ein standardisiertes kurzes Gespräch führen oder Leads gewinnen, indem der Sekretariatsmitarbeiter vom Anrufer die Kontaktdaten aufnimmt. Danach kann eine Anrufweiterleitung direkt an Sie erfolgen, wenn das nötig und praktikabel ist oder einen Rückruftermin vereinbaren. Der Anrufer erkennt nicht, dass er durch ein externes Sekretariat bedient wird. Er fühlt sich von Ihnen angenommen, was sehr wichtig für die zukünftige Kundenzufriedenheit und Akquise ist.

Welche externen Sekretariats Dienstleister sind zu empfehlen?

SEM Berater hat die Arbeit mehrerer externer Sekretariats Dienstleister in Zusammenarbeit mit vielen Kunden getestet. Das wichtigste Ergebnis: Die Conversionsrate für Neukunden mit Vertragsabschlüssen konnte im Schnitt um 87 % gesteigert werden. Die durchschnittlichen Kosten für die Sekretariatsdienstleistung bewegen sich je nach der Inanspruchnahme bzw. dem Umfang der angeforderten Dienstleistung zwischen 30 und 190 Euro pro Monat. Unter den anerkannten, von unserer Agentur und unseren Kunden getestete Sekretariats-Dienstleistern schneiden im Ranking hinsichtlich der Kosten, Leistung und der Realisierung am besten ab:

Bestes Preis-Leistungsverhältnis:

Weitere empfehlenswerte Dienstleister sind: